Proyectos Reales, Lecciones Aplicables
Hemos trabajado con empresas de distintos tamaños y sectores. Cada proyecto nos enseñó algo diferente sobre cómo gestionar presupuestos cuando hay múltiples variables en juego. Aquí compartimos casos específicos con sus desafíos, soluciones y resultados medibles.
Caso: Expansión Regional con Presupuesto Ajustado
El Desafío
Una cadena regional quería abrir cinco puntos de venta nuevos durante 2025. El presupuesto inicial era optimista, pero no contemplaba retrasos en permisos ni variaciones en costes de construcción. A los tres meses, ya iban con sobrecostes del 18%.
Nuestra Intervención
Implementamos seguimiento semanal por partida con alertas automáticas cuando cualquier categoría superaba el 5% del presupuesto asignado. Renegociamos contratos con proveedores fijos y creamos un fondo de contingencia del 12% redistribuyendo recursos de áreas menos críticas.
Lección Principal
Los proyectos de construcción necesitan márgenes de contingencia realistas. Un 5% no basta cuando hay permisos municipales y múltiples contratistas involucrados. Nosotros recomendamos entre 12-15% para este tipo de operaciones.
Ignasi Beltran
Director FinancieroLlevábamos tres años con sobrecostes recurrentes en proyectos de tecnología. ferathomilo nos ayudó a identificar que el problema no era técnico, sino de planificación. Ahora tenemos visibilidad real de dónde va cada euro antes de comprometernos.
Elisenda Torrent
Gerente OperacionesLo que más valoramos es la transparencia. Nada de dashboards complicados ni reuniones eternas. Nos dan información clara cada semana y si hay que ajustar algo, lo hablamos directamente. Han trabajado con nosotros en cuatro proyectos diferentes desde 2024.
Mireia Casanovas
Responsable ProyectosNuestro proyecto de formación tenía un presupuesto muy ajustado y plazos inamovibles. ferathomilo nos montó un sistema de seguimiento que podíamos actualizar nosotros mismos. Terminamos con una desviación inferior al 3%, algo que nunca habíamos conseguido antes.
Cómo Trabajamos el Seguimiento
No hay dos proyectos iguales, pero sí hay patrones comunes. Este es el proceso que seguimos para mantener los presupuestos bajo control sin que suponga trabajo adicional excesivo para los equipos.
Mapeo Inicial de Riesgos
Identificamos qué partidas tienen más probabilidad de desviarse basándonos en histórico y características del proyecto. No todas las categorías necesitan el mismo nivel de vigilancia.
Definición de Alertas
Establecemos umbrales específicos para cada categoría. Cuando se supera un porcentaje determinado, el sistema avisa automáticamente. Así podemos actuar antes de que el problema crezca.
Revisiones Semanales
Reuniones cortas de 30 minutos donde revisamos desviaciones y actualizamos previsiones. Si todo va bien, la reunión puede ser incluso más breve. Solo profundizamos cuando hay alertas activas.
Ajustes Proactivos
Cuando detectamos una desviación, analizamos opciones de compensación. A veces significa renegociar con proveedores, otras veces implica redistribuir recursos entre categorías menos críticas.
| Aspecto del Proyecto | Sin Seguimiento Estructurado | Con Nuestro Sistema |
|---|---|---|
| Detección de desviaciones | Se detectan cuando ya hay sobrecostes significativos, generalmente al revisar informes mensuales | Alertas automáticas cuando cualquier categoría supera el umbral definido, revisión semanal |
| Tiempo de reacción | Entre 3-5 semanas desde que surge el problema hasta que se toman decisiones correctivas | Respuesta en menos de una semana, con reuniones específicas si la desviación es crítica |
| Visibilidad para dirección | Informes mensuales con datos agregados, difícil ver detalle por categorías o proveedores | Dashboard actualizado en tiempo real, accesible desde cualquier dispositivo con desglose completo |
| Gestión de contingencias | Fondo general sin asignación específica, se usa reactivamente cuando hay problemas | Contingencia calculada por categorías según riesgo, con criterios claros de uso y aprobación |
| Documentación de decisiones | Emails dispersos y actas de reuniones, difícil trazar el histórico de cambios presupuestarios | Registro completo en el sistema con justificación, aprobadores y fecha de cada ajuste realizado |
| Aprendizaje entre proyectos | Cada proyecto empieza de cero, repitiendo errores similares en gestión de recursos | Base de conocimiento con patrones identificados y recomendaciones específicas por tipo de proyecto |